Universidad Eafit

La Universidad Eafit seleccionó a Process OnLine como una solución para documentar sus procesos usando como enfoque la notación BPMN (Business Process Modeling Notation).

 

Cliente: Universidad Eafit
Dirección: Carrera 49 # 7 sur -50, Medellín, Antioquia
Página web: http://www.eafit.edu.co/Paginas/index.aspx
Sector: Educación

Contexto

La Universidad Eafit es una institución privada de Colombia que se encarga de la formación de profesionales competitivos. A lo largo de sus 55 años de experiencia, cuenta con la acreditación otorgada por el Ministerio de Educación Nacional, como una institución de alta calidad.

Eafit decidió implementar BPM dentro de su gestión como una de las soluciones para lograr la excelencia operativa en algunos de sus procesos.

Dentro de las oportunidades de mejora se buscaba intervenir tres procesos en específico:

  1. La documentación de procesos proveniente del Departamento de prácticas profesionales, Centro de Innovación, Consultoría y Empresarismo, Centro de Informática, EAFIT Virtual, Secretaría General y Dirección de investigaciones.

  2. Automatizar el proceso de Gestión de Proyectos de Investigación y el de las solicitudes de los estudiantes.

  3. Monitorear el desempeño de los procesos y de la estrategia de cada dependencia.

La documentación de estos procesos se hacía de forma manual con la ayuda de MS Word , MS Excel y una herramienta encargada del repositorio de los documentos. No tenían un soporte sistematizado a través de alguna tecnología de software que agilizara las diferentes gestiones, tornando los procesos largos y tediosos para todos los involucrados.

Objetivos

  • Mejorar  y agilizar el sistema de las solicitudes realizadas por los estudiantes

  • Identificar, diseñar y mejorar los modelos de cuadro de mando integral, y permitir su operación a través del uso de tecnologías especializadas tipo Business Analytics para la gestión de la medición.

  • Tener mayor control del presupuesto destinado a los proyectos internos de las diferentes dependencias

  • Lograr la excelencia operativa en los procesos de admisiones y registro, Secretaría General, Centro para la innovación, consultoría y Empresarismo, Departamento de prácticas profesionales por mencionar algunos.

Soluciones

Después de un profundo estudio de las soluciones posibles, la Universidad Eafit decidió implantar la plataforma ProcessOnLine BPMS por sus características perfectamente adecuadas a sus necesidades particulares.

Con la herramientas BPMS Eafit comenzó un proceso de automatización de procesos en diferentes dependencias como:

  • AYRE – Admisiones y Registro
  • CICE  – Centro para la innovación, consultoría y Empresarismo
  • BU – Bienestar Universitario
  • EV – Eafit Virtual
  • DEEP – Departamento de prácticas profesionales
  • SG – Secretaría General

Logros

De la automatización / sistematización del proceso:

  • Se incrementó la visibilidad y transparencia de las tareas del proceso

  • Se redujeron los tiempos de ejecución del proceso

  • Se incrementaron la eficiencia operativa y/o variables de servicio en promedio entre un 20 – 30 %

  • Se facilitó el control de  las actividades y trazabilidad de las tareas en tiempo real

  • Se facilitó la generación de reportes con información del proceso

  • Se integraron todos los actores alrededor del proceso

  • Se logró normalizar las políticas y  se facilitó la estandarización del proceso

De la documentación:

  • Se facilitó la administración y gestión de la documentación de los procesos a través del uso de TI

  • Se facilitó el acceso de las personas a la documentación del proceso

  • Se incrementó la seguridad en el tratamiento de la información del proceso

  • Reducción del uso del papel

De la automatización de los indicadores:

  • Se normalizó el proceso de definición, recolección, medición y análisis de indicadores

  • Se logró tener una base de medición para cada una de las dependencias intervenidas

  • Se facilitaron las actividades de recolección, análisis y divulgación de los resultados de los indicadores

  • Se dejó un respaldo tecnológico como mecanismo habitante y generador de eficiencia en el proceso.

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