¿Cuáles son las consecuencias de no tener en cuenta la gestión documental?

Muchas empresas aún no son conscientes de las problemáticas o consecuencias que se podrían evitar implementando gestión documental dentro de sus organizaciones.

Dentro de las consecuencias más importantes se destacan:

      • Pérdida de tiempo: cuando la búsqueda de un documento toma más de 2 minutos es de entrada una pérdida importante para la organización tanto en tiempo como en costos. Según un estudio, el 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar documentos para poder realizar sus actividades diarias.

 

      • Documentos duplicados y problemas con las versiones: encontrar documentos duplicados en diferentes formatos o el mismo formato con distintas versiones es una de las consecuencias que ocasionan descontrol y desorden dentro de una compañía. El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

 

      • Alto consumo de papel: todas las compañías en su labor diaria generan información que en la gran mayoría de ocasiones es guardada en papel. A medida que las organizaciones crecen, el volumen de papeles también lo hace, ocupando grandes espacios, perdiendo el control de la información y acumulando papel innecesario.

 

Lea también: ¿Cómo reducir sus gastos en la administración de sus documentos?

 

      • Mal servicio al cliente: dentro de las consecuencias que quizás más afectan a una organización está el mal servicio a los clientes. El tener grandes cantidades de documentos y los trámites que conlleva cada uno hace que más de una persona esté involucrada en el proceso, retrasando tiempos de respuesta, desconocimiento de su ubicación  y  demoras en la respuesta.

 

      • Sanciones legales: por ley todas las empresas colombianas que estén reguladas por la Superintendencia de La Economía Solidaria y la Superintendencia de Industria y Comercio, deben  cumplir con la Ley 594 de 2000, la cual establece las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos. Las compañías que no cumplan con esta resolución deben pagar altas sumas de dinero.

 

      • Altos costos: las empresas que no llevan un control de sus archivos gastan alrededor del 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su documentación.

 

No permita que su empresa siga sufriendo las consecuencias de no implementar gestión documental.

¡Quiero Gestión Documental!

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2 Comments

  1. Buenas, estoy haciendo un trabajo para la facultad (Universidad ORT Uruguay) sobre la gestión documental y encontré este articulo que habla sobre la pérdida de tiempo de los empleados de las organizaciones. Me gustaría saber de donde sacaron esa información o de dónde proviene ese estudio para poder referenciarlo en mi trabajo.
    Desde ya muchars gracias!
    Enrique Schickendantz

    • Hola Enrique,

      El estudio fue realizado en Process OnLine a partir del levantamiento del estado de un cliente antes de iniciar una intervención. Adicionalmente, estos datos coinciden con los publicados por otras compañías que también hacen estudio y mejoramiento de procesos.

      Muchas gracias por compartir la inquietud.

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